Dépôt de garantie et état des lieux de sortie : ce qui se retient, et sur quelle pièce

Le samedi 14 septembre 2024, depuis une file d’attente de supermarché, j’ai répondu « deux mois » par SMS à une gestionnaire qui me demandait sous quel délai restituer un dépôt de garantie. L’état des lieux de sortie était conforme à celui d’entrée : le délai était d’un mois. L’agence a payé à sept semaines, le locataire a réclamé sa majoration, 124 € sur un loyer de 620 €. La cliente ne m’a jamais rien dit. C’est ce silence-là qui m’a décidée à écrire, dater et archiver chaque réponse.

Les questions ci-dessous sont celles que ma hotline reçoit le plus souvent en fin de bail, rangées en quatre blocs : les délais et leur point de départ, ce qui se retient, la pièce qui fait tenir la retenue, et la contestation.

À jour au 10 août 2026. Chaque réponse porte le texte qui la fonde et la date de ce texte.

Les délais de restitution et leur point de départ

Un mois ou deux mois : qu’est-ce qui fait basculer le délai ?

La conformité de l’état des lieux de sortie à celui d’entrée, et rien d’autre. L’article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 donne un mois au bailleur quand les deux constats concordent, deux mois quand la comparaison fait apparaître des dégradations. La comparaison des deux documents décide seule. Le montant retenu n’y change rien, la difficulté du dossier non plus.

Retenir 40 € de trous de chevilles vous met à deux mois. Ne rien retenir sur un logement dont une porte de placard est ressortie descellée vous y met aussi, parce que la comparaison a relevé un écart.

À partir de quelle date le délai court-il ?

À compter de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception. Trois dates circulent dans les agences et deux d’entre elles ne servent à rien pour ce calcul.

Quand l’état des lieux se tient le 28 et que les clés arrivent le 3 du mois suivant, le compteur démarre le 3. La fiche du service public sur le dépôt de garantie, vérifiée le 9 juin 2026, retient la même lecture.

Combien coûte un retard de restitution ?

Le dépôt est majoré de 10 % du loyer mensuel en principal par période mensuelle commencée. Hors charges, donc, et par période commencée : un jour de dépassement sur le deuxième mois vaut un mois entier de majoration. Sur un loyer nu de 780 €, un règlement parti avec quinze jours de retard coûte 78 €, pas 39 €. Le loyer de référence est celui du bail en cours, révisions comprises, avec les précautions que je décris à propos des trois régimes du loyer.

La majoration n’est pas due lorsque le retard vient du locataire qui n’a pas communiqué sa nouvelle adresse. Un gestionnaire qui a écrit à l’ancienne adresse, sans réponse, garde la trace de son courrier : c’est la seule pièce qui lui servira.

Le Conseil constitutionnel a examiné ce mécanisme dans sa décision n° 2018-766 QPC du 22 février 2019. Il l’a déclaré conforme, en relevant que la majoration « présente un caractère indemnitaire » et ne constitue pas une punition. Conséquence pratique, écrite dans la décision elle-même : elle ne se cumule pas avec les intérêts moratoires.

Ce que le bailleur peut retenir sur le dépôt

Quelles sommes entrent dans le calcul ?

L’article 22 vise les sommes restant dues au bailleur et celles dont il pourrait être tenu aux lieu et place du locataire, sous réserve qu’elles soient dûment justifiées. Loyers et charges impayés, régularisation de charges, réparations locatives imputables au locataire.

Les impayés suivent leur propre chaîne procédurale, que je traite dans la procédure d’impayé locatif : le dépôt s’impute, il ne remplace pas le commandement de payer.

L’indemnité d’occupation se retient-elle sur le dépôt ?

Oui, et c’est le point qui a bougé cette année. Un locataire s’était maintenu dans les lieux après la prise d’effet d’un congé pour vendre, la bailleresse avait imputé l’indemnité d’occupation d’avril 2016 sur le dépôt. Par un arrêt du 29 janvier 2026, n° 24-20.758, publié au Bulletin, la troisième chambre civile juge que cette indemnité constitue une somme restant due au bailleur au sens de l’article 22, donc déductible.

L’arrêt est récent et sa portée se lira dans les commentaires des prochains mois. Il range en tout cas l’occupation postérieure au congé dans le champ de ce que le dépôt garantit.

Peut-on retenir au titre de la vétusté ?

Non. L’article 7 d) de la loi de 1989 met les réparations locatives à la charge du locataire, sauf lorsqu’elles sont occasionnées par la vétusté, une malfaçon, un vice de construction ou un cas de force majeure. La liste du décret n° 87-712 du 26 août 1987 énumère ces réparations, mais elle est indicative : c’est la cause du désordre qui décide, pas la présence d’une ligne dans le décret.

Un parquet terne après neuf ans d’occupation relève du temps qui passe. Le même parquet troué par une plaque chauffante relève du locataire.

La grille de vétusté est-elle obligatoire ?

Elle ne l’est pas. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, applicable depuis le 1er juin 2016, ouvre aux parties la faculté de convenir d’appliquer une grille dès la signature du bail. Cette grille doit fixer, pour les principaux matériels et équipements, une durée de vie théorique et des coefficients d’abattement annuels.

Le détail que le décret pose et que les modèles téléchargeables oublient : la grille doit être choisie parmi celles qui résultent d’une convention collective de location conclue en application de l’article 41 ter de la loi du 23 décembre 1986. Un tableau d’abattements bâti par l’agence, ou récupéré sur un site de modèles, n’est pas une grille au sens du décret. Il vaut ce que vaut un accord entre les parties, et il se discute intégralement devant le juge. J’ai vu trois agences persuadées d’être couvertes par un document imprimé un dimanche soir.

Peut-on conserver une provision en immeuble collectif ?

Oui, et elle est plafonnée. En logement situé dans un immeuble collectif, le bailleur peut conserver une provision ne dépassant pas 20 % du montant du dépôt jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de la copropriété. La régularisation intervient dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes.

Deux erreurs de terrain, toutes les deux fréquentes. La provision ne joue pas en maison individuelle. Et le mois de régularisation part de l’approbation des comptes en assemblée, pas de la réception du décompte par le syndic : les délais et la tenue de cette séance se règlent selon la mécanique décrite dans la séquence de l’assemblée générale.

La pièce qui fait tenir une retenue

Un devis suffit-il, ou faut-il une facture ?

Un devis suffit. La troisième chambre civile l’a jugé dès le 3 avril 2001 (n° 99-13.668), et elle a précisé le 31 mars 2009 (n° 08-12.714) que le bailleur n’a pas à établir qu’il a réellement fait exécuter les travaux. L’analyse juridique de l’ANIL reprend cette ligne et rappelle l’interdiction de retenir une somme forfaitaire.

La profession se croit donc tenue à davantage que le texte n’exige. Et pendant ce temps, la pièce qui manque dans les dossiers qu’on m’envoie reste toujours la même : le décompte poste par poste. Une lettre qui annonce « retenue de 480 € pour remise en état » ne dit ni ce qui est abîmé, ni sur quelle ligne de l’état des lieux, ni à quel prix. Le juge n’est d’ailleurs pas tenu par le montant du devis produit ; il l’apprécie.

Peut-on retenir sur un état des lieux fait sans le locataire ?

C’est la question que je reçois le plus, et la réponse tient à un formalisme que presque personne n’applique. À défaut d’état des lieux contradictoire, l’article 3-2 de la loi de 1989 prévoit un constat par commissaire de justice, à l’initiative de la partie la plus diligente, aux frais partagés par moitié. Les parties doivent être convoquées au moins sept jours à l’avance, par lettre recommandée avec avis de réception.

Par un arrêt du 26 octobre 2023 (n° 22-20.183), publié au Bulletin, la Cour de cassation a jugé que la partie qui n’a pas respecté ce délai de sept jours ne peut pas obtenir le remboursement de la moitié du coût du constat. Le service public en a fait une actualité.

Un état des lieux de sortie établi seul, un mardi, entre deux visites, vaut note interne. Ni contradictoire, ni constat. Et l’article 3-2 ferme la porte de secours, puisque la présomption de bon état de l’article 1731 du code civil ne peut pas être invoquée par celle des parties qui a fait obstacle à l’établissement de l’acte.

Combien de temps faut-il conserver ces pièces ?

Les deux états des lieux, les photos datées, les devis, le décompte adressé au locataire et la preuve de son envoi. Trois ans au minimum, puisque c’est le délai dont dispose l’ancien locataire pour agir en vertu de l’article 7-1 de la loi de 1989, et davantage si le mandat de gestion l’impose. La durée de conservation des pièces d’un dossier fait partie de ce qu’un enquêteur demande, comme je le détaille dans le déroulé d’un contrôle DGCCRF.

Quand le locataire conteste

Sous quel délai peut-il agir ?

Trois ans. L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 soumet à cette prescription les actions dérivant du contrat de location. Un solde de 2024 revient donc en 2027 si l’ancien locataire s’y met, ce qui condamne l’archivage rapide des états des lieux.

Devant qui ?

La commission départementale de conciliation d’abord, gratuite, saisie par simple courrier. Le juge des contentieux de la protection ensuite. Je ne conduis pas de dossier devant lui et je ne prétendrai pas décrire une audience que je n’ai jamais plaidée : sur la stratégie contentieuse, c’est l’avocat du bailleur qui parle, pas moi.

Le dossier qu’on lui remet, en revanche, je le vois passer. Les affaires perdues que mes clients me racontent se jouent rarement sur le droit : une pièce manquante, ou une date qu’on ne sait plus prouver.

Ressources liées

• Fiche du service public sur le dépôt de garantie : délais, majoration, provision et recours, vérifiés le 9 juin 2026. Consulter la fiche
• Article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : le texte qui porte les délais, la majoration et la provision de 20 %. Lire sur Légifrance
• Décision n° 2018-766 QPC du 22 février 2019 : le caractère indemnitaire de la majoration de retard. Lire la décision
• Le cadre du mandat de gestion et l’année du gestionnaire : où se range la fin de bail dans le calendrier professionnel.
• Les obligations du titulaire de carte pendant un dossier : dont la conservation des pièces.

Encore une question ?

Une situation qui ne rentre dans aucune de ces cases se traite au cas par cas, et une réponse écrite vaut mieux qu’un avis donné debout. Les questions que vous m’adressez alimentent cette page, que je reprends à chaque texte nouveau et à chaque arrêt publié au Bulletin. Celles de ce mois-ci portaient toutes sur la même chose : la pièce, jamais le délai.