Non-discrimination : le tri opéré par le propriétaire engage aussi l'agence

« Si je transmets tous les dossiers et que c’est la propriétaire qui écarte, je suis couverte ? » La question est venue d’une gestionnaire, à la pause, dans une session de deux heures de non-discrimination. Elle n’était pas rhétorique : elle décrivait sa façon de travailler depuis quatre ans, et elle la croyait prudente.

La réponse est non, et un chiffre le dit mieux que moi. Sur les 198 agences appelées par SOS Racisme en 2025 par des militants se faisant passer pour des propriétaires exigeant des candidats « de type européen », 48 ont accepté de faire le tri elles-mêmes et 48 autres ont refusé de le faire tout en indiquant au propriétaire qu’il pourrait s’en charger. Soit 96 agences, 48,48 %, rangées dans la même colonne du rapport. La seconde moitié de ce total est composée de professionnels persuadés d’être du bon côté.

Du mandat à l’archivage, six moments décident de ce que vous pourrez prouver le jour où une réclamation arrive. Je les ai repris sur les textes en vigueur et sur l’édition 2025 du guide Louer sans discriminer du Défenseur des droits, que j’emporte en salle depuis sa parution.

Ce qu’il faut avoir sous la main avant de reprendre un dossier de location

Il vous faut :

• la liste des pièces du décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, dans sa version en vigueur au 1er janvier 2023, et pas la liste que votre logiciel imprime depuis 2019 ;
• votre modèle de mandat de recherche de locataire, celui que vous faites signer réellement ;
• un tableau de bord, une feuille de calcul suffit, tenu par bien et non par candidat ;
• le guide « Louer sans discriminer », 71 pages, publié le 21 mai 2025 ;
• Durée : deux heures pour reprendre vos modèles, puis rien de plus qu’aujourd’hui sur chaque dossier ;
• Difficulté : intermédiaire. Vous devez être à l’aise avec la mécanique du mandat et savoir ce que votre logiciel de gestion garde ou jette.

Étape 1 : inscrire la clause de non-discrimination dans le mandat

Au bout de cette étape, l’interdiction de discriminer est une clause du contrat qui vous lie au bailleur, et plus un principe qu’il découvre au téléphone trois semaines plus tard.

Le moment de la signature est celui où le propriétaire écoute, parce qu’il est en train d’acheter un service. C’est aussi le seul moment où le rapport de force vous est favorable : après, vous avez un mandat à honorer et un bien à louer.

1. Reprenez la clause proposée par le Défenseur des droits : les parties s’engagent expressément à n’opposer à aucun candidat un refus fondé sur un motif discriminatoire au sens de l’article 225-1 du code pénal, et à ne pas refuser une caution au motif qu’elle n’a pas la nationalité française ou ne réside pas en métropole.
2. Précisez dans le même mandat l’étendue de votre mission : rédaction de l’annonce, réception des dossiers, présélection, et surtout qui arrête le choix final. Une délégation floue est ce qui vous laisse seul au moment où il faut trancher.
3. Faites-la lire à voix haute et signer, pas parapher au milieu de dix autres lignes.

Pour savoir où vous en êtes : demandez à votre siège ou à votre réseau le modèle de mandat en vigueur. Si la clause n’y est pas, vous venez de trouver votre premier chantier. Le Défenseur des droits recommande son insertion systématique, en visant nommément les contrats types des réseaux.

Étape 2 : arrêter par écrit les critères de sélection avec le bailleur

Vous en sortez avec une liste de critères écrite et datée, opposable à qui la contestera plus tard, dans un sens comme dans l’autre.

Un critère se juge à ce qu’il garantit. Le guide de 2025 le formule en une phrase que je fais recopier en salle : ne retenir que des conditions indispensables à la bonne exécution des obligations locatives, c’est-à-dire au paiement régulier du loyer et à l’entretien du logement.

1. Fixez le niveau de ressources attendu, la nature des garanties acceptées, et notez-les dans la fiche du bien.
2. Écartez de cette liste tout ce qui touche à la nature des revenus : refuser un dossier parce que les ressources viennent de l’allocation aux adultes handicapés ou d’une pension d’invalidité a été retenu comme discriminatoire par le Défenseur des droits, y compris quand l’agence ne faisait qu’appliquer les critères de son assureur loyers impayés.
3. Bannissez la lettre de motivation et le curriculum vitae, que le guide vise expressément comme une pratique hors du cadre légal et désavantageant certains candidats.
4. Renseignez-vous une fois pour toutes sur Visale et les autres garanties publiques, pour ne pas écarter par réflexe un dossier qui pouvait être sécurisé.

Reprenez la dernière location que vous avez conclue : sauriez-vous écrire aujourd’hui pourquoi ce dossier-là est passé devant les autres ? Si la réponse tient en « il était mieux », le critère n’existait pas.

Étape 3 : traiter la consigne discriminatoire au moment où elle tombe

La demande du bailleur reçoit une réponse, et cette réponse est écrite quelque part.

Elle arrive rarement dans les termes du testing. Elle arrive en creux : pas de dossier « avec des complications », quelqu’un « qui s’intègre bien dans l’immeuble », on préfère « éviter les histoires ». En salle, la phrase que j’entends le plus souvent est : le propriétaire ne veut pas, je n’y peux rien.

1. Reformulez à voix haute ce que vous venez d’entendre, en clair. La plupart des demandes ne survivent pas à leur propre énoncé.
2. Rappelez la clause du mandat et le texte : l’article 1er de la loi du 6 juillet 1989 interdit de refuser la location pour un motif discriminatoire, que la discrimination soit volontaire ou non.
3. Confirmez par courriel, le jour même, en une phrase neutre : la demande a été formulée, elle ne sera pas exécutée, la sélection se fera sur les critères arrêtés au mandat.
4. Si la consigne est maintenue, renoncez au mandat. C’est la sortie que le guide prévoit, et la clause de l’étape 1 sert à la justifier.

Ouvrez vos éléments envoyés. Le courriel doit y être. Et le point qui coûte cher : l’injonction à discriminer engage la responsabilité de celui qui la formule comme de celui qui l’exécute, que la demande ait été ou non suivie d’effet.

Étape 4 : transmettre les dossiers sans transférer le tri

Le bailleur reçoit une sélection motivée, et vous savez sur quoi elle repose.

C’est le point le plus mal compris du métier. Transmettre l’intégralité des candidatures en laissant le propriétaire écarter qui il veut ne vous sort pas du champ pénal. Le Défenseur des droits l’a rappelé dans plusieurs décisions, dont la décision n° 2024-095 du 3 juillet 2024 et la décision n° 2023-079 du 9 mai 2023 : le professionnel est auteur de la discrimination au même titre que le propriétaire qui formule la consigne. La chambre criminelle avait déjà condamné ensemble le bailleur et l’agent immobilier le 7 juin 2005, pourvoi n° 04-87.354.

1. Présélectionnez d’abord tous les dossiers qui répondent aux critères de l’étape 2, sans en écarter aucun pour un autre motif.
2. S’ils sont trop nombreux, poursuivez avec un second critère objectif : l’ordre d’enregistrement des dossiers complets, l’adéquation de la taille du ménage au logement.
3. Transmettez cette présélection en indiquant par écrit sur quoi elle a été construite.
4. Si le bailleur écarte un candidat de cette liste, demandez-lui le motif et notez la réponse. Un motif qui ne s’écrit pas est un motif que vous ne devez pas exécuter.

Un tiers doit pouvoir reconstituer, sans vous, pourquoi chaque candidat est passé ou non à l’étape suivante. Quand le Défenseur des droits instruit une réclamation, il compare les pièces du candidat écarté avec celles du candidat retenu.

Étape 5 : tenir le tableau de bord qui prouve l’égalité de traitement

Vous obtenez une trace horodatée de chaque contact, de chaque visite et de chaque décision sur le bien.

L’article 1er de la loi de 1989 aménage la charge de la preuve : le candidat présente des éléments de fait laissant supposer une discrimination, et c’est ensuite à vous de prouver que votre décision était justifiée. Ce renversement est la seule raison d’être de cette étape. Sans trace, vous n’avez rien à opposer.

1. Enregistrez les contacts par ordre d’arrivée, quel qu’en soit le canal, téléphone comme messagerie.
2. Rappelez dans cet ordre et proposez des créneaux comparables : des horaires qui ne conviennent qu’aux gens disponibles en journée écartent une partie des candidats sans que personne ne l’ait décidé.
3. Consignez chaque rendez-vous confirmé, chaque visite effectuée, la date de remise du dossier.
4. Informez tous les candidats de la suite donnée dès que le locataire est choisi, y compris ceux qui ne sont pas retenus, et restituez-leur leurs pièces.

Prenez une location conclue il y a six mois et essayez d’en reconstituer la file d’attente. Quand elle ne se reconstitue pas, votre défense en cas de réclamation n’existe pas non plus.

Étape 6 : conserver les dossiers assez longtemps pour pouvoir vous défendre

Deux obligations tirent ici en sens contraire. Vous en sortez avec un arbitrage écrit dans votre procédure.

Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative, adopté le 6 mai 2021, fixe à trois mois en base active la durée de conservation des données servant à apprécier la solvabilité d’un candidat. Le délai de prescription pour un dépôt de plainte en matière de discrimination est de six ans à compter des faits. Un dossier détruit à trois mois vous laisse donc cinq ans et neuf mois sans pièce à produire.

1. Distinguez la base active, où les données ne restent que le temps utile, de l’archivage intermédiaire, autorisé pour se constituer une preuve en cas de contentieux.
2. Retenez une durée d’archivage intermédiaire supérieure à trois mois sans atteindre six ans : c’est la recommandation du Défenseur des droits, page 51 du guide.
3. Écrivez cette durée dans votre registre des traitements et appliquez-la à tous les dossiers, retenus ou non.
4. Gardez les pièces qui fondent la décision, pas les pièces d’identité de tout le monde. La minimisation reste la règle.

Ouvrez votre logiciel et cherchez un dossier non retenu de l’an dernier. Ce que vous y trouvez, ou ne trouvez pas, est ce que vous pourrez produire.

Les erreurs qui reviennent le plus souvent

Exiger un titre de séjour d’un candidat étranger. Le décret de 2015 mentionne quatre pièces d’identité alternatives, et une seule suffit. Demander le titre de séjour à quelqu’un qui présente une carte d’identité ou un passeport valide ajoute une condition en raison de la nationalité, ce que le Défenseur des droits a qualifié de discrimination. Aucun texte ne vous impose de vérifier la régularité du séjour dans une location privée.

Refuser un garant parce qu’il vit outre-mer ou à l’étranger. L’article 22-1 de la loi de 1989 l’interdit expressément. Cette exigence circule pourtant comme une évidence de métier.

Ajouter une pièce « juste pour être tranquille ». Toute pièce hors de la liste du décret expose à une amende administrative prononcée par le préfet, jusqu’à 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale, au titre de l’article 22-2.

Trier au téléphone, avant la visite. C’est la pratique dont on me parle le plus en fin de session, et toujours à voix basse, parce qu’elle ne laisse aucune trace écrite. Elle en laisse une : le tableau de bord de l’étape 5 montre les rappels qui n’ont pas eu lieu.

À quoi ressemble un dossier qui tient

Si tout s’est bien passé, vous avez pour chaque bien mis en location un mandat portant la clause, une fiche de critères datée, un tableau de bord des contacts et des visites, une présélection motivée, et les pièces des candidats archivées pour une durée écrite quelque part.

Ce qui est en jeu, au pénal : trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende pour une personne physique au titre de l’article 225-2 du code pénal, 225 000 euros pour la personne morale, et l’incapacité d’exercer prévue par la loi du 2 janvier 1970. Au civil et devant le Défenseur des droits, c’est la charge de la preuve aménagée qui décide, donc vos traces.

Le cran suivant est collectif : reprendre le contrat type de votre réseau, et mettre la revue des dossiers non retenus à l’ordre du jour une fois par trimestre.

Questions posées en session

Le propriétaire choisit son locataire, c’est son bien : jusqu’où va vraiment mon rôle ?

Son droit de choisir s’arrête aux critères prohibés, et votre qualité d’intermédiaire ne vous met pas à l’abri. Que vous soyez chargé du choix final ou seulement du conseil, vous devez vous assurer que la sélection s’est faite sans discriminer. C’est écrit à l’article 3 du code de déontologie issu du décret du 28 août 2015, qui vous oblige à ne commettre aucune des discriminations de l’article 225-1 du code pénal et à refuser votre concours aux actes frauduleux.

Les deux heures de formation obligatoires suffisent-elles à me couvrir ?

Non, elles ne couvrent rien : elles conditionnent le renouvellement de votre carte. L’article 3 du décret du 18 février 2016, modifié en octobre 2020, impose au moins deux heures de non-discrimination dans l’accès au logement sur trois années consécutives, dans les quarante-deux heures dues. Le testing 2025 mesure l’écart entre cette obligation et les pratiques : 48,48 % en 2025, contre 48,5 % en 2022 et 51 % en 2019 sur un échantillon francilien. Six ans, trois campagnes, aucun mouvement. Voir aussi les règles de décompte des quarante-deux heures.

Que valent ces chiffres, puisque tous les propriétaires du testing étaient racistes ?

C’est l’objection la plus sérieuse, et elle est juste : dans ce protocole, 100 % des faux bailleurs formulent une demande discriminatoire, ce qui n’est évidemment pas le cas du marché réel. Le testing ne mesure donc pas la fréquence des discriminations à la location. Il mesure la réaction des agences à une demande illégale, et c’est bien cette réaction qui est en cause ici.

Et si le propriétaire, lui, ne dit rien de discriminatoire mais refuse tout le monde ?

Vous demandez le motif et vous le consignez, dossier après dossier. Un refus qui n’est jamais motivé, sur une série de candidatures, est précisément le genre d’élément de fait qui laisse supposer une discrimination et fait basculer la preuve de votre côté.

Ce qui reste difficile

La partie qui résiste n’est pas juridique, elle est commerciale : refuser un mandat en zone tendue, à un client qui en a trois autres, alors que le chiffre d’affaires du mois n’est pas fait. Les agences que je forme ne se trompent presque jamais sur le droit ; elles se trompent sur ce qu’elles pensent pouvoir se permettre de perdre.

Le point que je ferais autrement, avec le recul de mes propres années de gestion : écrire la procédure avant d’en avoir besoin. Une agence qui rédige sa règle le jour où la consigne tombe la rédige toujours à la mesure du client qui l’appelle.

Pour la suite, deux sujets voisins : les obligations qui pèsent sur le titulaire de carte pendant un dossier et les deux mandats qui encadrent la gestion locative.