Écrire à un particulier ou à un professionnel : deux régimes de prospection dans la même journée

Un lecteur m’a écrit au printemps. Il tient deux listes dans son tableur : quatre-vingts propriétaires de son secteur, adresses ramassées au fil des estimations, et une trentaine de syndics, de gestionnaires et de confrères, adresses relevées sur leurs sites. Sa question tenait en une ligne. Est-ce qu’il a le droit d’envoyer le même message aux deux ?

Non. Et pas pour la raison qu’il croyait : il pensait sa deuxième liste plus fragile, parce qu’elle vient du web. C’est l’inverse. Le consentement préalable de l’article L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques vise « les coordonnées d’une personne physique ». Sa liste de professionnels peut reposer sur l’intérêt légitime, et une partie de ses adresses ne relève d’aucun des deux régimes.

Ce n’est pas un détail de juriste. Le 15 mai 2025, la CNIL a infligé 80 000 € à la société CALOGA pour de la prospection par courrier électronique fondée sur des consentements recueillis ailleurs, par d’autres. Celui qui envoie répond de la collecte qu’il n’a pas faite.

Tu vas trier ton fichier en trois piles et écrire à chacune sans te reposer la question à chaque envoi. Je ne suis pas juriste et je ne joue pas à l’être : tout ce qui suit sort du texte, des pages de la CNIL mises à jour le 10 juin 2026 et de deux décisions que je cite.

Ce qu’il te faut avant d’ouvrir ton fichier

• ton fichier de contacts exporté, avec pour chaque ligne l’adresse, la date d’entrée et, si tu l’as, la provenance ;
• l’accès à l’outil qui envoie, celui de l’agence ou le tien, et le droit de modifier le pied de page des messages ;
• la page de la CNIL sur la prospection par courrier électronique et l’article L. 34-5 ouverts à côté ;
• une colonne vide de plus dans le tableur, et de quoi noter : chaque décision que tu prends se consigne ;
• Durée : compte une matinée pour deux cents lignes. Mon tableur de propriétaires en fait 2 800, j’y ai passé trois matinées ;
• Difficulté : rien de technique. Ce qui prend du temps, c’est de retrouver d’où vient chaque adresse.

Étape 1 : ranger chaque adresse dans une des trois piles

Tu sors de là avec un fichier où chaque ligne porte une étiquette parmi trois, et aucune n’en porte zéro.

Deux choses commandent le régime : ce qu’est l’adresse, et ce que raconte le message. Le métier de la personne ne suffit jamais à trancher.

1. Pile A, la personne physique jointe sur sa vie privée. Toute adresse qui désigne quelqu’un : [email protected], mais aussi [email protected]. Une adresse nominative reste nominative même quand elle est professionnelle.
2. Pile B, la personne physique jointe sur son métier. Le confrère, le syndic, le gestionnaire, quand le message porte sur son activité. La CNIL écrit que « la prospection à l’égard de professionnels peut être fondée sur l’intérêt légitime de l’organisme lorsque l’objet de la sollicitation est en rapport avec la profession de la personne démarchée ».
3. Pile C, l’adresse générique d’une personne morale. Toujours la CNIL : « Les adresses génériques de type [email protected], [email protected] ou [email protected], qui concernent de personnes morales, ne sont pas soumises aux principes rappelés ci-dessus. » Ce ne sont pas des données personnelles.
4. Une ligne dont tu doutes part en pile A, la plus contraignante des trois. Le doute se paie moins cher de ce côté-là.

Tu as fini quand aucune cellule d’étiquette n’est vide, et quand tu peux nommer la société qui se trouve derrière chaque adresse de la pile C. Si tu ne peux pas la nommer, remets la ligne en A.

Étape 2 : remonter à l’origine des adresses de particuliers

Résultat visé : toute ligne de la pile A porte une date et un support de collecte, ou elle sort du fichier d’envoi.

Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Il doit surtout se prouver, et la preuve pèse sur toi. Dans l’affaire CALOGA, la société achetait ses adresses à des courtiers ; la CNIL a jugé que les garanties contractuelles imposées à ses fournisseurs et les contrôles qu’elle disait mener étaient « manifestement insuffisants ».

1. Écris à côté de chaque ligne d’où vient l’adresse : formulaire du site, demande d’estimation en ligne, bulletin déposé à une porte ouverte, fichier acheté, annonce de particulier relevée à la pige.
2. Vérifie qu’il y a eu une action positive. Une case dédiée, décochée par défaut : « l’acceptation de conditions générales d’utilisation ne peut pas suffire », écrit la CNIL.
3. Une adresse relevée sur l’annonce d’un particulier qui vend seul n’a fait l’objet d’aucun consentement. Elle ne part pas dans un envoi groupé.
4. Sur un fichier acheté, demande la copie du formulaire de collecte, pas une attestation de conformité. Ce sont les formulaires qui ont fait tomber CALOGA, pas ses contrats.

La vérification est brutale, et tant mieux : pour chaque ligne conservée, tu dois pouvoir dire le support et la date. Le reste sort. Chez moi, ça a vidé un tiers de la colonne, presque uniquement des lignes d’avant 2019.

Étape 3 : passer les anciens clients au test des produits analogues

Une fois l’étape passée, tu sais quelles adresses de la pile A peuvent recevoir un message sans consentement recueilli au préalable.

Le quatrième alinéa de L. 34-5 ouvre une porte, et elle est étroite. Trois conditions, toutes les trois en même temps.

1. Les coordonnées ont été recueillies auprès de la personne elle-même, à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de services.
2. Le message porte sur des produits ou services analogues fournis par la même personne physique ou morale.
3. La possibilité de s’opposer a été offerte « de manière expresse et dénuée d’ambiguïté » au moment de la collecte, et l’est de nouveau à chaque envoi.

Concrètement : un vendeur dont tu as vendu la maison est un ancien client. Un propriétaire à qui tu as remis un avis de valeur gratuit sans rien signer derrière n’en est pas un, faute de vente et faute de prestation. Pour un compte créé en ligne sans achat derrière, l’exception a été écartée : « la simple création d’un compte ne signifie pas qu’il y aura une commande éventuelle ». C’est là que la plupart des fichiers d’agence se cassent, parce qu’on y appelle « clients » des gens qui n’ont jamais rien signé.

Un point que je n’ai vu écrit nulle part ailleurs que dans la décision elle-même : la formation restreinte de la CNIL, le 31 janvier 2024, a jugé que les produits et services analogues « doivent s’entendre comme promouvant des biens ou services d’une même personne physique ou morale sans nécessité que la promotion conduise à une transaction financière avec la personne ». Un message qui ne vend rien directement reste de la promotion.

Étape 4 : écrire au professionnel, et pouvoir dire pourquoi

Ce que tu obtiens ici : une pile B dont chaque ligne porte la phrase qui relie ton message au métier du destinataire.

L’intérêt légitime n’est pas un passe-droit. Trois conditions encadrent la prospection entre professionnels, et elles tiennent ensemble : le message est en lien avec l’activité de la personne contactée, elle est informée de l’origine de ses données et de la finalité du message, elle peut s’opposer simplement.

1. Écris la phrase. « Gestionnaire de copropriétés à Carquefou, je lui propose de reprendre la vente des lots que ses bailleurs libèrent. » Si tu n’arrives pas à l’écrire, la ligne bascule en pile A.
2. Le test porte sur l’objet du message, pas sur l’adresse. Un syndic à qui tu proposes de vendre son appartement personnel n’est pas sollicité sur son métier.
3. Dis dans le corps du message d’où vient l’adresse. Une ligne suffit : « j’ai trouvé vos coordonnées sur le site de votre cabinet ».
4. L. 34-5 interdit par ailleurs de « mentionner un objet sans rapport avec la prestation ou le service proposé ». Un objet du genre « votre bien m’intéresse » envoyé à trente gestionnaires tombe dedans.

Relis les objets avant d’envoyer. Chacun doit annoncer ce qu’il y a dessous et tenir devant la phrase que tu viens d’écrire en colonne.

Étape 5 : poser les quatre mentions dans le gabarit d’envoi

Au bout de cette étape, ton gabarit porte les quatre mentions du cinquième alinéa et tu les as testées sur ta propre adresse.

Cet alinéa commence par « dans tous les cas », et il ne parle pas de personne physique, contrairement au premier. Je le pose partout, pile C comprise. Un pied de page ne coûte rien, et je préfère en mettre trop.

1. des coordonnées valables auxquelles demander que ça cesse, sans autres frais que ceux de l’envoi du refus ;
2. l’identité de la personne pour le compte de laquelle le message part, qui ne doit pas être dissimulée ;
3. un objet en rapport avec ce qui est proposé ;
4. un moyen simple de refuser, présent à chaque envoi, pas seulement au premier.

Yann Kerbrat, agent commercial en immobilier
Sillon Immobilier, rue Paul-Bellamy, Nantes
Vous avez reçu ce message parce que [origine de l'adresse].
Pour ne plus en recevoir : [lien de désinscription] ou répondez « stop » à ce message.

Le piège se lit encore dans la décision CALOGA. La société tenait quatre bases sous quatre marques ; pour sortir des quatre, il fallait écrire au délégué à la protection des données. Une phrase a suffi à trancher : « Il n’était donc pas aussi facile pour un prospect de retirer son consentement que de le donner. » Envoie-toi le message, clique le lien, vérifie que tu es sorti de toutes tes listes et pas d’une seule.

Étape 6 : tenir les refus et remettre le fichier à l’heure

Tu termines avec des refus qui survivent à ton prochain export et un fichier dont aucune ligne ne traîne au-delà de trois ans.

Le droit d’opposition est absolu et n’a pas à être justifié. Le respecter le jour même, tout le monde sait faire. La difficulté arrive dix-huit mois plus tard, quand tu réimportes un fichier et que la personne y rentre par une autre porte.

1. Monte une liste repoussoir, c’est-à-dire une liste des adresses qui ne doivent plus jamais entrer. Ces informations se conservent « au minimum 3 ans », d’après la recommandation de la CNIL, et cette liste ne peut servir à rien d’autre.
2. Ajoute une colonne « dernier contact réel » à ton fichier, et remplis-la à la main.
3. Sors les lignes qui dépassent trois ans depuis la collecte ou depuis le dernier contact venant de la personne.
4. Refais le passage une fois par an. Moi, c’est en janvier, en même temps que je chiffre mes abonnements.

Le détail qui coince tout le monde, et que la CNIL a écrit noir sur blanc en sanctionnant CALOGA : le contact qui fait repartir les trois ans « ne peut pas être la simple ouverture d’un courriel ». La société prolongeait la conservation à chaque ouverture, y compris par inadvertance, donc potentiellement sans fin. Si ton outil calcule l’ancienneté sur les ouvertures, il calcule faux.

Les erreurs qui reviennent

Prendre une adresse nominative professionnelle pour une adresse générique. On voit le nom de domaine de l’entreprise et on classe en personne morale. [email protected] désigne quelqu’un ; seule [email protected] sort du régime. Range sur ce qu’il y a avant l’arobase, jamais après.

Appeler client un propriétaire estimé. L’exception des services analogues suppose une vente ou une prestation. Un avis de valeur remis gratuitement n’en est pas une, et il n’ouvre rien.

Se reposer sur l’attestation du vendeur de fichier. CALOGA avait des contrats et disait faire des contrôles ; la CNIL les a jugés « manifestement insuffisants » parce que les formulaires, eux, étaient trompeurs. Demande les formulaires.

Compter une ouverture de mail comme un signe de vie. C’est un des quatre manquements retenus contre CALOGA le 15 mai 2025, et c’est le réglage par défaut de beaucoup d’outils d’envoi.

Écrire un objet vague pour faire ouvrir. Le cinquième alinéa de L. 34-5 l’interdit, et de toute façon ça marche une fois.

À quoi ressemble un fichier trié

Ton tableur porte deux colonnes de plus qu’avant : l’étiquette A, B ou C, et l’origine datée. Aucune ligne n’a l’une sans l’autre. En A, il ne reste que des adresses pour lesquelles tu peux montrer une case cochée ou un acte signé. Chaque ligne de B porte sa phrase de rattachement au métier du destinataire. Quant à la pile C, elle se compte sur les doigts : les adresses vraiment génériques sont rares.

À côté, une liste repoussoir que ton outil consulte avant chaque envoi. Le jour où quelqu’un te demande sur quoi tu t’appuies, la réponse tient dans deux colonnes.

Ce que les lecteurs demandent

Je peux écrire à un particulier dont j’ai relevé l’annonce à la pige ?

Pas par envoi groupé. Son adresse est celle d’une personne physique, il n’a consenti à rien en publiant une annonce, et tu ne lui as jamais rien vendu. La pige se travaille au téléphone ou en boîte aux lettres, avec leurs règles à elles : côté téléphone, le régime du consentement préalable a changé et il faut le connaître avant d’appeler.

Un syndic, c’est une personne morale ou une personne physique ?

Les deux, selon l’adresse. Le cabinet est une personne morale, et [email protected] sort des deux régimes. Le gestionnaire qui suit l’immeuble est une personne physique, et son adresse nominative reste la sienne, même à l’intérieur du cabinet. Écris-lui sur son métier et tu es en pile B ; écris-lui sur son propre appartement et tu es en pile A.

Une alerte acquéreur, c’est de la prospection ?

Pas nécessairement, et la question a été tranchée sur un cas d’immobilier. Dans sa décision du 31 janvier 2024, visant un site d’annonces entre particuliers, la CNIL a considéré que les courriels envoyés à un utilisateur ayant souscrit à une alerte sur un bien « découlent directement de la souscription à l’alerte » et « ne visent pas à promouvoir d’autres biens ou services proposés par la société ». Elle en a conclu que ce n’était pas de la prospection au sens de L. 34-5. Glisse dans le même envoi la mise en avant de tes services d’estimation, et tu bascules de l’autre côté.

Le Conseil constitutionnel a censuré une partie de l’article, ça change quoi pour moi ?

Rien sur ce que tu as le droit d’envoyer. Le 25 juin 2026, par la décision n° 2026-1210 QPC, il a déclaré contraires à la Constitution les sixième, huitième et avant-dernier alinéas de L. 34-5, parce qu’ils laissaient trois autorités poursuivre et sanctionner les mêmes faits. L’abrogation est reportée au 31 octobre 2027 et l’interdiction elle-même n’est pas touchée. Ce qui tombe, c’est l’empilement des poursuites, pas la règle.

Ce qui reste difficile

Le tri se refait, et c’est là que je me suis planté : j’ai voulu reconstituer l’origine de quinze ans d’adresses plutôt que de noter la provenance à la seconde où l’adresse entre. Trois matinées pour retrouver ce que trois secondes auraient suffi à écrire.

Ce que le tri ne règle pas : la page qui collecte. Si ton formulaire d’estimation n’annonce pas ce que tu vas faire de l’adresse, le tri d’aujourd’hui ne vaut que pour les lignes d’hier. Le reste se joue sur les mentions de ton site, et plus largement sur ce que chaque canal impose avant de faire du bruit.