5 250 € de kilomètres payés sur un forfait mensuel, sans état de déplacement, c’est du salaire, et l’URSSAF le cotisera comme tel au premier contrôle. Ces 5 250 €, c’est ce que j’ai versé à Thibault en 2025 pour 10 800 km au barème d’un 5 CV, sur douze états mensuels que je peux sortir demain matin. À la fin de cette page, vous savez quel régime est le vôtre, ce qu’il rembourse ou déduit, et à quoi ressemble un dossier qui tient devant un contrôleur.
Trois régimes, et un seul est le vôtre
Le mot « négociateur » recouvre trois situations qui ne lisent pas le même texte. Le salarié VRP répond à l’article L7311-3 du Code du travail. Le salarié non VRP est un employé de droit commun, celui qui tient la vitrine et prend les visites entre deux permanences. L’agent commercial n’est salarié de personne : il n’est remboursé de rien, il déduit.
| Régime | Le texte qui le fonde | Qui paie la voiture | Ce que le barème y fait |
|---|---|---|---|
| Salarié VRP | article L7311-3 du Code du travail, annexe IV de la convention collective de l’immobilier (IDCC 1527) | l’agence, sur justificatifs, ou par une indemnité forfaitaire prévue au contrat | il plafonne l’exonération de cotisations ; abattement de 24 % en 2026 sur option, incompatible avec un remboursement intégral |
| Salarié non VRP | contrat de droit commun, même annexe IV | l’agence, dans les mêmes conditions | il plafonne l’exonération de cotisations ; aucun abattement |
| Agent commercial | mandat, bénéfices non commerciaux | lui-même | rien en micro-BNC, l’abattement de 34 % couvre tout ; déduction au barème ou aux frais réels en déclaration contrôlée |
Pour les deux salariés, la convention collective de l’immobilier tranche au même endroit, l’article 6.1 de son annexe IV : « Le négociateur immobilier, VRP ou non, est remboursé sur justificatifs des frais professionnels qu’il engage réellement. » Le contrat peut plafonner ce remboursement, ou le remplacer par une indemnité forfaitaire, le négociateur gardant alors ses frais à sa charge. Encore faut-il que l’URSSAF soit d’accord, et elle ne l’est qu’avec des pièces.
Le salarié : un état mensuel, le barème, et l’abattement VRP qu’on ne cumule pas
L’agence verse des indemnités kilométriques quand le salarié est obligé d’utiliser sa voiture pour un déplacement professionnel : une visite, une estimation, une signature chez le notaire. Elles sortent de l’assiette des cotisations dans la limite du barème fiscal, à trois conditions posées par l’URSSAF : prouver l’existence du déplacement, le nombre de kilomètres, et produire la carte grise du véhicule. Le trajet domicile-agence n’en fait pas partie, sauf contrainte d’horaires ou d’absence de transport en commun.
Le barème n’a pas bougé depuis les revenus de 2022. Pour une voiture de 5 CV entre 5 001 et 20 000 km, c’est (distance × 0,357) + 1 395. Les 10 800 km de Thibault donnent 5 250,60 €, et c’est cette formule annuelle qui compte, pas le tarif au kilomètre de la première tranche.
Reste l’abattement des VRP, celui que l’article 6.2 de l’annexe IV appelle encore « abattement forfaitaire de 30 % ». L’arrêté du 4 septembre 2025 a confirmé la sortie progressive : 28 % en 2024, 26 % en 2025, 24 % en 2026, deux points de moins chaque année jusqu’à zéro au 1er janvier 2038. La déduction est plafonnée à 7 600 € par an et par salarié, et la CSG ne la connaît pas.
La mécanique est moins connue que le taux. Quand vous appliquez la déduction forfaitaire, la base de cotisations se recalcule sur le brut auquel on réintègre les remboursements de frais, indemnités kilométriques comprises, puis on retire 24 %. Les 5 250 € de Thibault, s’il était VRP sous abattement, entreraient dans l’assiette et n’en ressortiraient qu’à hauteur de 1 260 €. Sans abattement, ils n’y entrent pas du tout. Depuis le 1er janvier 2023, l’employeur doit en plus prouver que le salarié supporte des frais que l’agence ne lui rembourse pas en totalité, avec un consentement écrit au contrat ou par avenant, révocable pour l’année suivante avant le 31 décembre. Un VRP remboursé de tous ses kilomètres au barème et abattu à 24 % est donc le dossier qui ne passe pas. Chez nous, personne n’est sous abattement depuis 2020 : il coûtait plus qu’il ne rapportait.
Côté impôt sur le revenu, l’abattement des VRP a disparu depuis longtemps ; il reste les 10 % ou les frais réels. Et les indemnités reçues ne sont exonérées d’impôt que si le salarié garde les 10 % : aux frais réels, il doit les rajouter à son salaire avant de déduire ses kilomètres. Beaucoup l’ignorent et déduisent deux fois.
L’agent commercial : micro-BNC ou déclaration contrôlée
L’agent commercial relève des bénéfices non commerciaux, et tout se joue au choix du régime, pas en fin d’année. En micro-BNC, ouvert jusqu’à 83 600 € de recettes pour 2026, 2027 et 2028 depuis la loi de finances pour 2026, l’administration applique un abattement de 34 %, 305 € au minimum, et rien d’autre ne se déduit. Vos kilomètres sont dedans, que vous en fassiez 5 000 ou 30 000.
En déclaration contrôlée, deux voies. Les frais réels : carburant, entretien, assurance, amortissement, au prorata de l’usage professionnel, factures à l’appui. Ou l’option pour le barème, que le Bulletin officiel des finances publiques admet pour les BNC : elle vaut pour l’année entière et pour tous les véhicules, elle suppose que la voiture vous appartient ou que vous renoncez à déduire ses loyers, et elle s’inscrit au cadre 7 de la 2035-B, avec le nombre de kilomètres et le tarif. Le barème couvre la dépréciation, l’entretien, les pneus, le carburant et l’assurance ; les péages, le stationnement et les intérêts d’emprunt se déduisent en plus.
Fabrice, l’un des quatre agents commerciaux de l’enseigne, roule 24 000 km par an dans un 6 CV. Au-delà de 20 000 km, le barème donne 24 000 × 0,447, soit 10 728 €. Sur 58 000 € de recettes, le forfait micro lui vaut 19 720 €. Le barème seul ne bat pas le forfait ; c’est la somme de toutes ses charges, cotisations comprises, qui l’a fait basculer en déclaration contrôlée en 2024.
Les justificatifs : l’état de déplacement que le contrôleur lit
L’URSSAF lit un état, ligne par ligne. Sur le dossier de Thibault, chaque ligne porte la date, l’adresse de départ, l’adresse d’arrivée, le motif (visite du T3 rue Riquet, signature à l’office) et les kilomètres. L’état est mensuel, signé par lui, validé par moi, et la copie de sa carte grise est dans le même dossier : elle prouve la puissance fiscale et le fait que la voiture est bien la sienne. Sans ces pièces, les indemnités rentrent dans l’assiette des cotisations. Le fisc attend la même chose du mandataire derrière son cadre 7.
La forme importe peu. Un carnet, une feuille de calcul, ou un logiciel d’indemnités kilométriques qui reconstitue les trajets font le même document, du moment qu’il existe avant le contrôle. Le relevé refait en mars sur l’agenda de l’an passé, lui, ne tient pas. Gardez tout au moins trois ans après la fin de l’année concernée pour l’URSSAF, six ans pour le fisc.
Ce qui rate au contrôle
Le forfait « 300 € de voiture par mois » sans état derrière, d’abord. Il ne rembourse aucun kilomètre identifiable, donc il est requalifié en salaire, cotisations et CSG en rappel sur trois ans. La carte grise au nom du conjoint ou d’un parent, ensuite : le texte demande celle du véhicule utilisé, et un prêt familial se discute avec le contrôleur, il ne se prouve pas.
Puis l’erreur que je faisais moi-même jusqu’en 2021 : payer chaque mois au tarif de la première tranche. À 0,636 € le kilomètre pour un 5 CV, les 10 800 km de Thibault auraient donné 6 869 € sur l’année ; le barème annuel en donne 5 250,60 €. Les 1 618 € d’écart ne sont plus des frais, ce sont des cotisations dues. Depuis, les mois sont payés à la première tranche et l’état de décembre régularise au barème annuel, à la baisse.
Et pour le mandataire en micro-BNC qui « déclare ses kilomètres » : il ne déclare rien, il n’y a pas de case. Il ne perd pas d’argent, il a seulement cru en gagner.
Vérifier que le dossier tient
Le 5 janvier, pour chacun de mes deux salariés, je pose trois nombres côte à côte : le total des kilomètres des douze états, le barème annuel sur ce total et sa puissance fiscale, et le total réellement versé. Si le troisième dépasse le deuxième, l’écart est de la rémunération. Si les états ne couvrent pas les kilomètres, le trou en est aussi. Un VRP sous abattement ajoute une pièce : son consentement écrit pour l’année qui commence.
Pour l’agent commercial en déclaration contrôlée, la vérification tient au cadre 7 de la 2035-B : le nombre de kilomètres qui y figure doit se retrouver, jour par jour, dans son relevé, au tarif de sa puissance fiscale et de sa tranche annuelle. Un relevé qui s’arrête en octobre pour 24 000 km déclarés se voit en une minute.
